作者|妙啊
“讓藝術追求無效率,讓銷售去到線下,讓其他所有職能部門及中臺部門全員線上?!?/span>
“多寫文檔,少開點會;多抓結果,少點監督;多開攝像頭,少點封閉?!?/span>
“一個公司如果開始抓考勤,那就離倒閉不遠了?!?/span>
在過去幾個月,北京、上海的企業都開啟了居家辦公模式,一部分無法看到員工動態的老板們開始感到焦慮,此前有網友在社交平臺爆料稱,某機構在員工居家辦公期間,每5分鐘抓拍一次人臉,如果幾次抓拍不到,就要扣除全部績效,以至于“大家不敢去上廁所”。
居家辦公就像一面鏡子,照出了當下很多企業的管理問題。
6月1日,娛樂資本論與?憂傳媒創始?兼CEO雷彬藝、飛書?席商業官林嬋、開?麻花聯席總裁、開?麻花影業CEO汪海剛、歡瑞世紀副總裁陳亞東以及泰洋川?直播業務負責?竇?琦,在一場直播中展開了關于文娛公司管理方法論的諸多探討。
文娛行業作為極度強調內容與創意的行業,管理的重要性一度被大多數公司忽視。
但在行業下行,競爭日趨激烈的當下,如何提升管理效率,如何理順工作流程,也成為文娛企業必須直面的問題。
“多寫文檔,少開點會”
“線上辦公后,我發現同事們在第一周的時候其實非常痛苦?!?/strong>談起線上辦公的體驗,人在上海的林嬋這樣說道。
“盡管效率有所提升,但是因為線上不用約會議室,同事只要看到你的日歷是空的,就給你拉個會,也不管你是不是在準備飯菜、是不是在哄小孩,就會讓人變得工作生活真的就很難分開?!?/p>
居家辦公期間,林蟬明顯感覺到,省去通勤時間后,效率提高了,人卻更累了。因此她給出了自己的三個提議——“第一,多寫文檔,少開點會;第二,多抓結果,少點監督;第三,多開攝像頭,少點封閉?!?/p>
居家辦公后,影視公司歡瑞世紀使用線上辦公工具的頻次有了明顯的提升。
“我們是從今年才逐步開始探索企業微信,原來的更多其實都是線下的匯報或者是線上的微信群,我相信這些可能也是絕大部分影視公司的一個常態?!睔g瑞世紀副總裁陳亞東說。
從4月開始居家辦公后,歡瑞嘗試了日報機制——要求管理層寫日報,但對于普通員工,并不強制。
讓人意外的是,盡管沒有強制執行,不過有近80%的員工都在用日報功能。
跟過去單純的匯報工作不同,在日報中,員工們還會主動分享一些所思所見?!叭請蟮捏w系,不管是部門內部溝通,還是跨部門,又或是對上級,都帶來了一些共振,居家辦公后相當于是大家切換了一種交流渠道?!?/p>
如何讓日報和周報的制度更加有效,林嬋分享了她的經驗。
在飛書,日報、周報并不是一個強制執行的制度,需不需要寫都是由業務負責人自己來定,并且周報也不會長篇大論地羅列,更多是根據OKR 來更新進展,既梳理了工作,又對齊了目標。
泰洋川禾旗下業務包括了藝人經紀、短視頻、直播等多條業務線,復雜的業務,讓公司對高效的線上辦公工具有非常強的需求。
“我們每天有數十個商務,處理上千條銷售線索。因此,我們需要把每條銷售線索從客戶的溝通,到觸達,再到最后執行,能夠串聯在一起,讓整個流程清晰高效?!碧┭蟠?直播業務負責?竇?琦表示,飛書的多維表格,很好的幫助公司解決了商務線索梳理和跟進的問題。
“我們是一個對于所有的工作流程環節相對精細化管理的一家公司,也默認在管理的過程中會失去一些效率,但是我們更希望知道每一個節點,人在這個項目的推進過程中發揮了什么樣的作用、做了什么事情。線上化管理的本質其實是留痕、可溯源?!?/p>
有了留存后,泰洋川禾就能結合行政、財務的狀態追溯項目是否盈利、盈利狀態以及其中出現的問題。
在線上化的4年中,泰洋川禾曾嘗試過許多不同的線上辦公產品,因為有幾個比較大的環節需要在同一個產品中實現,而這些環節飛書恰好都包含了,這也是選擇飛書的原因。目前,泰洋川禾在項目管理的過程中,會使用飛書的check功能、OKR功能、績效管理的功能等等,成了飛書的“全家桶”用戶。
“為了定OKR,我們每次都要激烈的爭吵”
多抓結果少點監督,并非讓員工徹底放飛。
所謂“OKR”指的是一套明確和跟蹤目標及其完成情況的管理工具,“O”指的是目標,個人、部門、公司都會有不同“O”;“KR”就是為了完成這個目標需要做的事。
開?麻花聯席總裁,開?麻花影業CEO汪海剛就是公司內部的“OKR推廣大使”。開心麻花的業務覆蓋了許多領域,既有線下的話劇演出,也有線上的影視業務,汪海剛認為后者的項目性很強,非常適合OKR 。
汪海剛第一次使用OKR管理團隊是在四年前,“我個人覺得OKR還是挺難理解,從KPI轉成OKR這個過程,我大概理解三四年。目前我們是KPI和OKR一起用的,我理解的是OKR的管理更傾向于年度,KPI傾向于季度?!?/p>
汪海剛認為OKR 最大的價值在于在制定“O”的過程中,大家在溝通中找到一致。每年開心麻花會有兩次OKR 討論會,第一次是春節前,所有的業務部門負責人在一起討論,由于各個部門都是有合作的,其他部門會不斷去挑戰“O”的合理性,在共同的討論下最終確定下“O”。
到了年中,會再開一次會復盤,這個復盤也相當于是一次調整的機會?!吧习肽甑倪@個 OKR 里面有哪些是合格的,哪些是超預期的,哪些是不達預期的,我們需要做這個復盤。今年上海3月下旬開始疫情,一直持續到兒童節,實際上這一段時間的 O 必須要做調整,影響到下半年的 KR 也得做調整?!?/p>
不同于KPI的向下管理屬性,汪海剛認為 OKR 是自下而上的,只有大家達成共識,認可了這個“O”,才能真的奔著這個目標去落實。
林蟬也覺得這個討論的過程是很珍貴的,“很多事情越辯越明,即便未來證明錯了,但大家都也都認可當時的討論。
無憂、歡瑞:自建管理系統,最大化適配需求
與大多數行業不同,文娛公司的重中之重是內容創意環節,這樣的業務,可以流程化管理嗎?
陳亞東覺得,做一個文娛項目需要分成兩部分去看?!耙徊糠稚婕暗絼撟鲃撘?,這部分需要放開手腳,讓導演、編劇,想怎么飛就怎么飛;而在制作體系上,則需要梳理出條理,更加精細化、流程化地去完成,最后的目標就是過程清晰、結果可預期?!?/p>
基于這一個目標,歡瑞在前期做了很多準備,比如在選角時就特地打造了一個casting 小程序?!皬?020年陸續開始,我們的部分項目都進入了小程序系統,盡量讓整個選角過程透明化,也把數據留存下來?!?/p>
此外關于藝人招聘,歡瑞還在小程序里做了一個歡瑞新生態的入口,“這是面向所有的在校生或者是對演藝事業有追求的朋友,給他們一個端口,慢慢把大家的資料、數據都沉淀在我們自己的系統里面來。同時,這也讓歡瑞有了一個對外開放的窗口,當有一些適合他們演出的項目出現,就能直接觸達潛在的人選?!?/p>
無憂傳媒有包括劉畊宏、大狼狗鄭建鵬&言真夫婦、多余和毛毛姐等在內的8萬多達人主播,為了更好地發掘、管理、服務達人們,無憂傳媒在十多個城市都開了辦公室。但僅靠線下遠遠不夠,?憂傳媒創始?兼CEO雷彬藝介紹,整個公司內部的交流、管理都是用的飛書系統。
更為特別的是,出于商業保密的考量,無憂傳媒自己開發了一套 SaaS 系統來進行主播和達人的工作進度以及商務的管理,這個系統也可以直接接入飛書。
選紅人跟藝人不同,紅人的選擇范疇非常大,選擇標準也千差萬別。無憂傳媒創始人兼CEO雷彬藝用“打怪升級”來形容主播和達人的資源晉升。
“我們剛簽下一個主播后,可能他的粘性沒那么強,我們需要去觸達,通過培訓反復激活,然后通過社群管理,讓他進入我們的資料庫。之后達人或主播的數據就會留存下來,也成為內部業績的考核標準?!?/p>
這個業績是需要通過系統來實現數據匯總,最開始無憂傳媒使用的是 Excel 表格,不過隨著數據庫越來越大,表格打開速度也明顯慢下來,“后來我們就做了一個數據羅盤,讓運營監測他管理的達人的數據變化情況?!?/p>
有些達人產出不穩定,可能連續幾個月都接不到商單,為了更好地幫助達人接單,無憂也會通過自有的系統,分析哪些達人商業售賣不充分,其中的問題在哪兒,要如何幫達人解決這個問題等等。
“我們的內部系統跟抖音的很多系統都是打通的,數據也是開始共享,通過飛書權限管理,以及共享文檔,融合起來使用?!?/p>
許多文娛公司由于涉及到商業機密,所以一開始都會傾向于與自創網站或小程序來幫助梳理工作,但是在外向對接時會發現存在諸多痛點,飛書恰好承擔了“中間人”的作用。
“感覺很多時候辦公軟件就像是不停push人的工具而已,被管的人會覺得很疲憊。管理者怎么更好地運用辦公軟件來管理人呢?”在直播的尾聲,評論區有觀眾提出了這樣的問題。
這句話幾乎戳到了很多人的痛點,也讓嘉賓們頗有共鳴。
事實上,一個好的工具不僅是一個互聯網產品,更是管理理念和藝術的體現,需要一方面支撐領導層管理,另一方面也能保護員工工作的激情與初心。對于文娛公司而言,這一份初心的守護則更加重要。